Te quiero contar un problema típico que vemos frecuentemente en las empresas de servicios, sobre todo las que siguen en fase de crecimiento: no saben cuánto están ganando en realidad.
Me acuerdo de Laura, dueña de una empresa de consultoría en CDMX. Platicando durante el demo de Orderly me decía que muchas veces vende igualas o proyectos muy caros y que al final entre tanto gasto y con tantas cosas que hacer no sabe bien cuánto le quedó de ganancia. Incluso le llegó a pasar que perdía dinero y no se daba cuenta.
¿Cuál era el problema? Durante el programa de implementación de Orderly, su Ejecutivo de Éxito se dio cuenta que había muchos gastos innecesarios, tenía muchas hojas de excel y no podía llevar un control correcto. Sobre todo, no tenía sus gastos actualizados al día y muchos no los tomaba en cuenta para el negocio.
Como lo dije ya, este patrón lo vemos constantemente en empresas de servicios. Muy probablemente te identificas o no quieres que te pase lo mismo, por eso quiero darte los mismos tips que le dimos a Laura.
La mejor forma de evitar que esto te pase es seguir estas 4 buenas prácticas que hemos identificado:
1. Identifica y proyecta todos los gastos del negocio
A la hora de planear tu proyecto, identifica y planea TODOS los gastos que vas a necesitar hacer para entregar en tiempo y forma a tu cliente. Puedes hacer una cotización formal con tu cliente, así podrás tenerlo claro desde el principio.
La mejor forma de hacerlo es con un presupuesto de negocio. Este presupuesto debe contemplar tanto ingresos como egresos. Con un presupuesto sabrás exactamente cuánto vas a gastar para ese proyecto o iguala en específico. Así podrás cuidar mejor tus recursos y tener idea de cuando vas a ganar incluso desde antes de comenzar el proyecto.
2. Registra gastos no planeados
Durante el tiempo que estés ejecutando tu proyecto, registra TODOS los gastos que vayan saliendo que no estaban planeados y cárgaselos al proyecto. Algo que vemos constantemente es que gastos de transporte, comida ó viáticos se omiten y ahí empieza el problema.
Si tienes gente que trabaja en campo y les asignas dinero o viáticos, es necesario llevar control de esas reposiciones de gastos.
3. Calcula el costo por hora de los colaboradores
En una empresa de servicios el principal valor son sus colaboradores. Ellos hacen posible la magia de tu empresa. También tus colaboradores representan el gasto más fuerte y constante, por eso es necesario saber cuanto cuesta cada hora de su trabajo. ¿Cómo?
Calcula las horas que las personas de tu empresa le invierten a cada proyecto y cárgalo a los gastos. Divide su salario entre las horas que trabajan al día y multiplícalo por las horas que invertirán al proyecto en específico.
Este monto después súmalo a todos tus gastos para que tengas claro realmente cuánto te cuesta cada proyecto o iguala.
4. Ten un sistema administrativo
Mantén un sistema administrativo que concentre toda la información financiera de tu empresa. Es muy común tener muchas hojas de excel, dos o tres sistemas diferentes o a veces ni eso. Esta es la receta para el caos.
Tener un solo software administrativo te dará control total. Orderly te puede ayudar con esto pues cuenta con módulos de ingresos (proyectos e igualas), presupuestos, timesheets para colaboradores, entre otras características especializadas en empresas de servicios.
Saber cuánto ganas por negocio es necesario para conocer la rentabilidad de tus servicios, cliente y de tu empresa. Te invito a que comiences ya con estos tips, una vez que hagas los cambios necesarios te aseguro que ganarás mucha confianza y seguridad en tu empresa.
