Reposiciones de Gastos

Constantemente mejoramos Orderly escuchando las necesidades de nuestros clientes. Nos apasiona resolver problemas administrativos de empresas de servicios profesionales. En esta última versión liberamos un módulo de Reposiciones de Gastos. Te contamos rápidamente como funciona.

Una reposición de gastos sucede cuando un colaborador recibe dinero de la empresa para realizar alguna actividad como parte de su trabajo. Este dinero no es un bono o comisión para el colaborador, sino una forma de fondear, o devolver, dinero empleado para realizar una actividad de la empresa. Típicamente los gastos realizados por parte del colaborador están relacionados a un negocio.

Vamos a poner un ejemplo:

  • Ramiro es colaborador de un despacho que se dedica a instalar mobiliario en tiendas. Su actividad consiste en supervisar proyectos de instalación para asegurar que queden bien ejecutados.
  • Carmen, la administradora del despacho, le da $5,000 a Ramiro para un proyecto de instalación. Ramiro tiene que ir administrando esos $5,000 entre transporte, comidas, compras de material y eventualidades. Una vez terminada la instalación Ramiro comprueba esos gastos a Carmen con recibos y facturas. En caso de que sobre dinero deberá devolverlo; en caso de que haya gastado de más, pide el adicional que puso de su bolsa.

Este es un proceso administrativo que muchas empresas hacen manualmente en hojas de cálculos. Es complicado tener un buen control de esta manera, especialmente cuando son muchos los colaboradores que trabajan en campo. Ahora es fácil llevar este control dentro de Orderly.

El procedimiento para administrar nuestras reposiciones de gastos es el siguiente:

Este módulo lo encontrarás dentro de Egresos.

Creas una nueva reposición de gastos, la asignas a un colaborador y a un cliente y negocio en caso de que así lo desees.

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Depositas fondos a la reposición cuando le entregas dinero al colaborador. Transfieres dinero de alguna de tus cuentas de Bancos. El saldo de la reposición incrementa con el monto depositado.

Reposiciones de Gastos

El colaborador va registrando los gastos realizados directo en la reposición. El saldo de la reposición disminuye con cada gasto registrado. El saldo de la reposición podría llegar a números negativos y en este caso la empresa le debe al colaborador y le tiene que reembolsar esa cantidad en un futuro.

Ya que los colaboradores típicamente se encuentran en campo cuando están realizando gastos, creamos una versión móvil exclusiva para el registro de gastos dentro de una reposición. Ahora tus colaboradores tienen una herramienta que les facilita registrar sus gastos desde donde sea en sus celulares.

Aquí mismo pueden adjuntar el CFDI o un comprobante del gasto registrado. Pueden tomar una fotografía al ticket o nota de compra y adjuntarla directamente desde su celular.

Cuando tu colaborador termina de registrar los gastos, la reposición se cierra. Normalmente esto sucede una vez finalizado el proyecto. Si el saldo de la reposición es positivo, este se transfiere a alguna de las cuentas de Bancos. Si el saldo es negativo, este se reembolsa.

Administrador de Reposiciones

Es la persona encargada de dar de alta las reposiciones, asignarlas a los colaboradores y posteriormente lleva el seguimiento de las mismas, teniendo como resultado final el registro de los gastos por medio de las reposiciones. Este usuario generalmente es el administrador de la empresa.

Usuario de Reposiciones

El usuario de reposiciones es el colaborador que sale de la oficina a trabajar en algún proyecto de la empresa y requiere llevar un registro de los gastos que realiza. Este usuario solo puede ver las reposiciones a las que fue asignado y que se encuentran abiertas.

El usuario de las reposiciones siempre puede ver el saldo y registrar los gastos en las mismas. Así verifica que la reposición tenga el mismo saldo que el dinero que él aún tiene a su disposición.

También puedes generar un reporte de reposiciones de gastos para poder analizar esta información:

Estamos seguros que este módulo es un avance importante para que puedas tener una administración más colaborativa. Nuestro objetivo es siempre mejorar tu experiencia como usuario y poder generar información poderosa para la toma de decisiones.

Si quieres comenzar a utilizar reposiciones de gastos ponte en contacto con tu ejecutivo de éxito, su misión es ayudarte a aprender cómo utilizar este nuevo módulo.

Por último queremos agradecer a los clientes que nos han ayudado a construir y validar este módulo. Recuerda que en Orderly siempre estamos dispuestos a escuchar las propuestas de nuestros clientes para crecer Orderly. Si tienes alguna sugerencia no dudes en platicarlo con tu Ejecutivo de Éxito.

Ramiro es cofundador y CTO de Orderly. Le encanta trabajar en temas de producto y de tecnología. Invierte su tiempo en asegurar que Orderly crezca y le sirva a miles de empresas en todo Latinoamérica. En sus tiempos libres juega futbol.