Prueba Orderly 30 Días GRATIS y Obtén 2 Meses al 50%

Problemas comunes de la administración en empresas de servicios

"Es muy común también tener problemas que parecen que no lo son y que están frenando el crecimiento de nuestra empresa sin darnos cuenta, o simplemente creemos que es normal o que es muy complicado solucionarlo."

Normalmente entendemos por “problemas” como algo negativo, un obstáculo o una barrera, pero la realidad es que los problemas son oportunidades para mejorar y crecer. Es muy común también tener problemas que parecen que no lo son y que están frenando el crecimiento de nuestra empresa sin darnos cuenta, o simplemente creemos que es normal o que es muy complicado solucionarlo.

En Orderly hemos trabajado con cientos de empresas de servicios profesionales. Agencias de marketing y publicidad, consultorías, abogados, arquitectos, etc. Nos hemos dado cuenta que en la mayoría existen algunos problemas típicos de administración que se repiten como un patrón. Nuestra misión es convertirlos en oportunidades y transformarlos en fortalezas.

A través de nuestro Programa de Implementación hemos identificado estos principales problemas que vive una empresa de servicios en su administración y quiero compartirlos contigo. Si te sientes identificado con alguno de ellos es normal, como ya lo comenté, muchas veces suceden incluso sin darnos cuenta.

Facturación lenta y con errores

Sucede que muchas empresas no tienen un sistema de facturación que se adapta a sus necesidades o facturan directo en el SAT. Esto se traduce en una facturación lenta y abierta a errores, esto que puede ocasionar inconformidades con clientes y dentro de tu equipo.

Consejo: utiliza un sistema de facturación que cumpla con todos los parámetros oficiales y que a la ves te facilite la vida a ti y a tus clientes. En este artículo describimos cómo es una facturación electrónica poderosa.

Cobranza deficiente

Este problema lo vemos en dos escenarios: el primero es cuando no tenemos claro cuándo ni cuánto hay que cobrarle a tu cliente, el segundo es cuando nuestro cliente no tiene claro cuándo ni cuánto pagarte. Ambos casos provocan problemas tanto para ti como para tu cliente.

Consejo: acuerda fechas y montos previamente con tu cliente y asigna responsabilidades compartidas en tu equipo. En esta entrada te damos 7 mejores prácticas para tener una cobranza impecable.

Falta de claridad en el futuro

Muchas empresas no proyectan sus ingresos y egresos o “viven al día” y sin claridad de cómo van a cerrar el mes, el trimestre o el año. Recientemente, con la pandemia y la crisis que desencadenó, nos dimos cuenta lo importante que es estar preparados para el futuro. Proyectar tu flujo de efectivo es fundamental para mantener sana las finanzas de tu empresa.

Consejo: primero identifica todos tus proyectos abiertos con clientes y sus fechas de pago, lo mismo con los proveedores. Recuerda acordar fechas de pago tanto con clientes como con proveedores. Te dejamos este otro articulo donde explicamos 4 buenas prácticas para proyectar tus ingresos y egresos.

No saben cuánto están ganando

Es muy común vender proyectos muy caros y al final darnos cuenta que no ganamos realmente lo que esperábamos o a veces, incluso, perder dinero. Esto es por falta de organización en varios aspectos administrativos.

Consejo: registra todos los gastos que incurren en el proyecto, también calcula el costo por hora de cada colaborador que trabaja en ese proyecto en especifico. Es muy común dejar fuera pasos como viáticos, comidas, transporte, etc. Y tú… ¿Sabes cuánto estás ganando?

No usan un sistema administrativo

Utilizar una tabla de Excel para llevar tu administración es práctico y fácil de entender, pero realmente no funciona. El utilizar hojas de cálculo hace lenta tu administración, es difícil tener la información a la mano o siempre tenerla 100% actualizada. Esto se traduce en problemas de facturación, cobranza, pago a proveedores, etc.

Consejo: utiliza un sistema administrativo que concentre toda la información administrativa en un solo lugar. Aquí te platico cuales son las ventajas de concentrar tu información en un solo sistema.

PROBLEMAS DE EMPRESAS DE SERVICIOS QUE SIGUEN EN CRECIMIENTO:

Es el dueño o algún socio quien se encarga de la administración

En las primeras etapas de una empresa es normal que el mismo dueño o un socio lleve la administración. Está bien si esta persona dedica su tiempo principalmente a estas actividades. Si la persona a cargo también vende, cobra, produce y administra puedes encontrarte con muchos problemas de organización.

Consejo: contrata a una persona de medio tiempo donde puedas descansar esta responsabilidad.

El contador se encarga de la administración y la facturación

Que tu contador facture y te ayude con tu administración funciona, pero esa no es su función. Su función es asegurar que cumplas con tus responsabilidades fiscales a final de cada mes y año. Esta combinación de responsabilidades pueden hacer tu facturación lenta, igual la cobranza.

Consejo: toma el control de tu facturación. Esto te ayudará a ser más ágil.

No hay responsabilidades compartidas

Normalmente en las empresas pequeñas los colaboradores tienen distintos roles, son pocas personas haciendo muchas cosas y ese uno de los encantos de emprender. El problema viene cuando no están claras esas responsabilidades compartidas y en ocasiones procesos fundamentales de la empresa no se hacen por estar “echándose la bolita”

Consejo: define descripciones de puesto y enfoca a tu equipo a conseguir el mismo objetivo en conjunto. Las responsabilidades compartidas son fundamentales para el crecimiento de tu empresa.

 

CONCLUSIÓN:

Todas las empresas de servicios se han enfrentado o se enfrentarán en algún momento con uno o todos los problemas que describimos antes, es natural. El mensaje que quiero darte es que en realidad no es tan complicado resolverlos y solo necesitas un poco de orden en tu administración.

Artículos relacionados