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Diferencia entre CRM, Project Manager y Software Administrativo ¿Te la sabes?

"Seguramente has escuchado o te han recomendado trabajar con un CRM, o Project Manager, o te preguntan qué software administrativo estás usando. Si no conoces qué significan estas siglas, o no entiendes bien la diferencia, te invito a leer este artículo hasta el final. "
Diferencia entre CRM, Project Manager y Software Administrativo

En esta época de digitalización acelerada muy probablemente estás pensando adoptar tecnología dentro de tu empresa. Seguramente has escuchado o te han recomendado trabajar con un CRM, o Project Manager, o te preguntan qué software administrativo estás usando. Si no conoces qué significan estas siglas, o no entiendes bien la diferencia, te invito a leer este artículo hasta el final. 

Para comenzar ubiquemos dónde va cada software en la estructura de tu empresa de servicios, te recomiendo que te lo imagines como un escritorio que tienes tres cajones. Este escritorio es tu empresa y cada cajón es un área específica:

Diferencia entre CRM, Project Manager y Software Administrativo

Ahora sí platiquemos de las diferencias entre cada tipo de software, cuáles son sus beneficios, qué tipo de usuarios los usa y qué procesos pueden digitalizar.

CRM

CRM significa Costumer Relationship Manager, como su nombre lo dice, son sistemas utilizados para la gestión de la relación con tus clientes. Va en el cajón de las Ventas.

 CRM

Usuarios principales: vendedores, gerentes de ventas, ejecutivos de cuenta, ejecutivos de cobranza.

Procesos que digitaliza: prospección, agenda de ventas, gestión de cartera de clientes, atención al cliente, cobranza, etc.

Beneficios: te permite llevar una gestión ordenada y colaborativa de la relación con tus prospectos y clientes. Puedes tener visibilidad de tus procesos, pronósticos y actividades de ventas. Tienes mejor control sobre las actividades de los vendedores.

Esta es una herramienta que no a muchos vendedores les gusta pues los obliga a ser más ordenados con sus actividades, pero una vez usándolo y comprobando que un CRM puede potenciar sus ventas, se vuelve imprescindible para su trabajo. Como vendedor puedes tener visibilidad de tus procesos, pronósticos y actividades de ventas. También puedes gestionar tus contactos, llamadas, correos, etc.

Como dueño, director o gerente comercial te permite mayor visibilidad de las actividades que realiza tu equipo de ventas. Puedes realizar pronósticos de ventas y puedes analizar la información para tomar mejores decisiones comerciales.

Algunos CRM que te puedo recomendar son: Pipedrive, Zoho, Salesforce. Recuerda que depende mucho de tus necesidades cuál software elijas.

Project Manager

Algunos lo abrevian “PM”, también como su nombre lo dice, son plataformas que te permiten gestionar proyectos y tareas dentro tu equipo. Va en el cajón de Operaciones.

Usuarios principales: equipo operativo, líderes de proyectos, director/gerente de operaciones.

Procesos que digitaliza: planeación de tareas, seguimiento de proyectos, balanceo de equipos.

Beneficios: usar un Project Manager te va permitir mantener orden en qué tareas realiza cada quien. Mantienes el control de dónde estás parado en cada proyecto y cuáles son los siguientes pasos.

Si eres usuario operativo vas a tener claro qué tareas tienes que hacer y cuando. Puedes llevar una agenda precisa de tus actividades por día y hasta hora, esto va a hacer crecer tu productividad y tendrás la mente más tranquila.

Como gerente o director de operaciones puedes balancear mejor tus equipo pues tienes claro qué está haciendo cada miembro, los recursos que necesitarás e incluso el número de horas totales que cada quien se tarda en sus tareas. Esto te permitirá reducir costos, entregar a tiempo a tus clientes y te facilita el día a día de tu trabajo.

Algunos Project Managers que te recomiendo son: Trello, Asana y Monday.

Software Administrativo

Más claro que el agua, son herramientas que te facilitan tus procesos administrativos y te reducen la carga de trabajo en esta área que muchos no prestan atención, pero que es fundamental para el crecimiento de tu empresa. Su cajón es el de Administración.

 Project Manager

Usuarios principales: dueños, dirección general, gerentes administrativos/finanzas, administradores, etc.

Realmente para un software administrativo el alcance de usuarios depende de lo que te permita hacer tu plataforma. Con algunas podrás incluir procesos de ventas, ejecutivos de cuenta, atención al cliente, entre otros.

Procesos que digitaliza: ingresos, egresos, facturación, reportes, cobranza, entre muchos más.

Beneficios: digitalizar tu administración te permite llevar mejor control pues toda tu información vive en un mismo lugar. Aceleras el crecimiento de tu empresa pues tomarás mejores decisiones basadas en datos reales de tu empresa. Reduces costos pues ahorras tiempo de gestión administrativa y tienes mejor control sobre tus recursos.

Si ya eres un buen administrador, usar un software administrativo es como ponerte el traje de superhéroe. Te va ahorrar mucho tiempo pues procesos que antes eran engorrosos y tardados como cobranza o la facturación directa en el SAT ahora te toman unos cuantos clics. También tienes más claro cuándo hacer muchas de tus tareas cotidianas y podrás hacer muchas más cosas en menos tiempo.

Si eres dueño o director vas a tener una visión más clara de las finanzas de tu empresa. Vas a reducir costos, acelerar tu flujo de efectivo y te ayudará en la toma de decisiones.

Estos son los más raros de la especie, casi no hay y mucho menos los encuentras adaptados a la forma en que trabajamos los latinos. Algunos son: Quickbooks, Bind y también Contpaq tiene una solución en la nube.

Orderly es un software administrativo mexicano diseñado especialmente para empresas de servicios profesionales (agencias de marketing, consultorías, despachos de abogados, estudios arquitectura… esta lista podría seguir y seguir…). Si tu empresa es de alguno de estos giros no dudes en contactarnos.

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Me gustaría recordarte que la plataforma que elijas depende mucho de tus necesidades y el tipo de empresa. También debes tomar en cuenta el costo, tiempo de implementación y la adaptación por parte de tus colaboradores. Si quieres comenzar a digitalizar tu empresa te invito a que leas este artículo “los 5 pasos para digitalizar tu empresa de servicios”

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