Administrando una empresa audiovisual: la película.

Hace unos días me di cuenta que muy seguido los problemas típicos de administración de las empresas audiovisuales son muy similares. Parece que estoy viendo “la misma película”, una y otra vez. En los últimos meses he tenido la oportunidad de platicar con amigos, familiares y conocidos que se dedican a las artes audiovisuales. Algunos son freelancers, otros emprendedores o dueños de empresas ya reconocidas. En cada una de estas pláticas escucho los mismos dolores. Quise resumir aquí esta película y si te sientes identificado, sepas que no eres el único y que existen soluciones.

Primer acto:

Un día normal Juan sale a trabajar. Hoy tiene cita con el cliente que lleva meses preparando para venderle ese vídeo comercial al que él y su equipo le han invertido horas de creatividad y trabajo. Terminando la reunión el cliente acepta realizar el trabajo con Juan. Él y su equipo muy emocionados se ponen manos a la obra a desarrollar el plan de producción.

Juan necesita que su cliente le transfiera el anticipo del 50% pero no ha podido facturar porque su contador está ocupado. Ya pasaron dos días y no ha podido comenzar la pre-producción. No puede comprar lo necesario, hacer scouting, rentar la locación, contratar al crew, catering, rentar iluminación, cámaras, etc.

Dos semanas después todo está en marcha y su equipo creativo ya compró todo para la producción: props y utilería, vestuario, escenografía. Todo lo compraron en diferentes lugares y ya tienen una colección de tickets, facturas, notas. No saben ni en qué han gastado.

Juan acaba de contratar actores y freelancers. Un fotógrafo, una persona para maquillaje y vestuario, otro para iluminación, asistentes, runner, etc.  Con cada uno de ellos acordó una cantidad y un plan de pagos distinto, pero eso se lo dejará al Juan del futuro. En fin, las prisas le ganaron y hay que sacar la producción adelante.

Segundo acto:

El gran día. Ya todo está preparado para el rodaje del comercial, el montaje del set está listo y los actores están preparados.

Comienza el rodaje y empiezan a surgir un par de imprevistos clásicos. El fotógrafo se dio cuenta que no tenía la montura ideal para su lente. Juan manda en Uber a su asistente de producción a la oficina para traerla. Un asistente de arte aprovecha el viaje para pasar a Home Depot a comprar material que la directora de arte le encargó. De una vez compra refrescos y botanas para todos. Para esto, Juan le dio dinero “de su bolsa” y le pidió que guardara todos los tickets y anotara en qué se lo gastó.

La producción está llegando a su fin y Juan ya no sabe en qué ha gastado el dinero que tenía presupuestado para “emergencias”. Tiene una montaña de tickets y facturas y no sabe qué hacer. La producción salió perfecta y ahora solo falta la post-producción, entregar, cobrar al cliente y pagarle a sus proveedores. ¿Fácil, no?

Tercer acto:

El comercial fue un hit, el cliente está satisfecho y dispuesto a recomendar a Juan que sigue sentado en su oficina haciendo cuentas. 

Los proveedores le están pidiendo el pago pero aún no ha cuadrado los gastos para sumarlos al valor del proyecto.  Logra terminar todo pero su contador no le contesta y no puede enviar la factura por el saldo del 50% al cliente. 

Dos días después por fin logra cobrar y paga a sus proveedores. Se queda pensando que después de todo, no tiene claridad sobre cuánto realmente le dejó de ganancia este proyecto.  No sabe si realmente este proyecto fue rentable. Se da cuenta que necesita empezar a trabajar mejor en su administración pero eso es “tedioso, difícil y no le sabe muy bien”.

Horas más tarde recibe una llamada de un cliente referido por este último proyecto y comienza la historia de nuevo.

Moraleja:

Es fundamental mantener orden en tu empresa audiovisual. Este tipo de producciones tienen la característica de que suelen ser muchas personas involucradas, muchos gastos “pequeños” y otros “muy grandes”. Las prisas y el rush de la producción pueden generar un caos administrativo.

Las recomendaciones que siempre hago a las personas que me han contado su “película” son:

  1. Contrata un auxiliar administrativo de medio tiempo, vale la pena y no es muy costoso.
  2. Toma control de tu facturación. No dependas de tu contador. Esto puede afectar tu flujo de efectivo y como consecuencia tu producción y la relación con tus clientes.
  3. Define Planes de Pago con tus proveedores y clientes. Mantente alerta de las fechas importantes.
  4. Registra todos tus costos directos, sean pequeños o grandes. Al final todo influye en la rentabilidad de tu proyecto.
  5. Utiliza un software de administración para llevar control de todos los ingresos y egresos de tu empresa. Existen muchas plataformas y aplicaciones de todo tipo. Nosotros te recomendamos Orderly porque está especialmente pensada para empresas como la tuya.

Sabemos que administrar una empresa creativa no es fácil, pero tampoco es imposible. Con la cultura y las herramientas adecuadas puedes mantener una administración fácil y práctica. Esto es fundamental si tu objetivo es crecer tu empresa y cada vez tener producciones más grandes y con clientes más importantes.

Paco es el líder comercial de Orderly. Continuamente diseña nuevos programas para posicionar nuestra marca. Entrena y capacita a nuestros ejecutivos para asegurar que nuestros clientes vivan un experiencia de primera categoría con nosotros. En sus tiempos libres juega fútbol y convive con sus amigos.