Acelera tu ciclo de flujo de efectivo

Cash is King, es la regla universal de negocios. Cuando en tu empresa tienes efectivo en la cuenta de banco, es más fácil que crezcas, inviertas o repartas utilidades. Una parte de cómo generar flujo de efectivo tiene que ver con cómo está estructurado tu modelo de negocio y otra parte tiene que ver con llevar una buena administración.

Ahora bien, queremos compartirte cinco maneras para que generes más efectivo, rápidamente.

1. Mejora los términos de pago en tus cotizaciones

Muchas empresas de servicios cobran sus servicios con 50% de anticipo y 50% contra-entrega. Estos términos de pago no son óptimos para tu empresa. Una vez que produjiste la mitad del servicio, estás financiando a tu cliente hasta que te pague el saldo. La regla de oro es la siguiente: “cobra lo más posible lo más pronto posible”, independientemente de qué porcentaje del proyecto hayas entregado a tu cliente.

Lo mejor sería cobrar el 100% por adelantado, pero difícilmente un cliente estaría dispuesto a aceptar estos términos. Para proyectos, puedes cobrar 50% de anticipo, 30% a la entrega de un hito importante y 20% de saldo. Puedes dejar tu utilidad como empresa hasta el final, y eso sería mucho más sano. Tratándose de igualas, cobra el 100% de ésta al principio del periodo en curso. Diseña una política en la cual entre más vendas, más efectivo generes y no al revés.

2. Establece una política de crédito con tus clientes

¿Cada uno de tus clientes sabe exactamente cuántos días tiene para pagar tu factura? Desde que cierras una venta con un cliente nuevo, es importante definir que tu política es que te paguen la factura “a la vista”, por ejemplo. Esto significa que una vez que les factures, tu cliente tiene que pagar de manera inmediata. Nuestra recomendación, de ser posible, es que no des días de crédito a tus clientes. Esto es relativamente fácil de negociar cuando se trata de clientes pequeños y medianos.

Muchos corporativos y empresas grandes utilizan su fuerza y poder, y estipulan cuándo pagan a proveedores; sin embargo, hemos visto que muchos de nuestros clientes logran negociar mejores términos, inclusive con gigantes de la industria. Muchas veces la clave es respetar esos términos, facturar anticipadamente para ganar tiempo.

Debes tener en cuenta que si solo vendes a corporativos que te pagan a 60, 90 o 120 días, difícilmente vas a generar flujo de efectivo. Entre más vendas, más grande será tu necesidad de flujo para soportar el crecimiento. Esto es una deficiencia estructural en tu módelo de negocio, que de manera permanente va a lastimar tu crecimiento.

3. Factura con precisión

Si ya cerraste tu venta y negociaste buenos términos, ya pasó lo más difícil. El siguiente paso consiste en organizarte correctamente. Cuando cierras una venta, normalmente defines un plan de pagos y puedes asumir que vas a cobrar ciertos montos en ciertas fechas. El llevar un control preciso de los planes de pago, sus fechas, así como fechas de facturación en base a tu política de crédito con el cliente, es clave. Lo único que tienes que hacer es facturar de acuerdo al plan, es decir, ejecutar con precisión.

Es probable que las fechas de ciertos montos puedan cambiar en base a entregables y aquí es en donde tu personal de administración debe tener buena comunicación con la gente de operaciones para ajustar fechas cuando sea necesario. Esto es normal y requiere de una breve rutina semanal o quincenal para estar en sintonía.

4. Cobra profesionalmente

En un mundo ideal a un cliente le mandas una factura y respeta tu política de crédito al pie de la letra. Lo que debería suceder, es que simplemente en tu cuenta de banco aparecen los depósitos de tus clientes en automático. Rara vez éste es el caso.

Una vez que facturas, es necesario que le informes al contacto correcto que se encarga de gestionar los pagos a proveedores para dar seguimiento. Nuestra recomendación es que tengas una persona dentro del departamento de administración que se encargue de esta tarea. Si solo tienes un administrador, esta misma persona puede tomar la responsabilidad. Si tienes varios colaboradores, típicamente la persona que se encarga de facturar también se ocupa de cobrar.

Una mala idea es que el vendedor, o el responsable de llevar la relación con el cliente, le hable para cobrarle. Estos perfiles siempre tienen que jugar el papel de ser los “buenos” de la película. Únicamente en caso de que tu cliente no pague, es necesario que otras personas apoyen en la cobranza, dejando al dueño de la empresa como último recurso.

5. Establece una política de crédito con tus proveedores

El costo más elevado en empresas de servicios, típicamente son los sueldos de las personas. Ciertas organizaciones trabajan con algunos proveedores para maquilar servicios, aunque esto típicamente representa un porcentaje bajo de las ventas. Muchas veces es difícil financiarse con proveedores simplemente porque así no está diseñado el modelo de negocio. Aún así, de ser posible, es importante que negocies los mejores términos. Por ejemplo; si tus clientes te piden 30 días de crédito, tú solicita 45 días a tus proveedores. Todo lo que puedas negociar va a favorecer tu ciclo de flujo de efectivo.

El valor de tu empresa va directamente relacionado con el flujo libre de efectivo que genera. Existen muchas maneras de generar mayor flujo más rápido, es simplemente cuestión de diseñar buenas políticas comerciales, administrar profesionalmente la empresa y en algunos casos, mejorar tu modelo de negocio de raíz.

Paco es cofundador y director de Orderly. Cree que las empresas se pueden transformar a través del orden. Le encanta trabajar en temas de producto, marketing y ventas. En sus tiempos libres juega tenis.