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5 razones para dejar de administrar con Excel

"Desde el surgimiento del Covid-19, la transformación digital en México se aceleró 5 años (Adobe). Los softwares administrativos en la nube llegaron para facilitarte la vida."

Excel ha sido tradicionalmente la herramienta más utilizada por los administradores de empresas. Seamos honestos, han pasado más de 35 años desde que Microsoft sacó las primeras versiones de Word y Excel para el Mac. La tecnología ha avanzado y evolucionado drásticamente desde entonces.

Hoy existen muchas herramientas con mejor tecnología.

Desde el surgimiento del Covid-19, la transformación digital en México se aceleró 5 años (Adobe). Los softwares administrativos en la nube llegaron para facilitarte la vida.

Te quiero dar 5 razones para que dejes de administrar con Excel y te cambies a una herramienta en la nube.

  • Accesibilidad

¿Te imaginas poder ver un reporte de lo que quieras en cualquier momento y en cualquier lugar?

Con Excel es muy complicado ver información en tiempo real. Tendrías que estar en tu computadora, abriendo tu archivo y comprobar primero si está actualizado.

Con un software en la nube puedes ver tu información desde cualquier computadora que tenga internet y un explorador. Puedes estar en tu casa, tu oficina o de viaje y tienes la información a la mano.

  • Colaboración en tiempo real

¿Tus archivos se llaman “reporte de facturación_2021_enero_final1_definitivo_1”?

Una de las dificultades más fuertes de usar Excel es que cada quien tiene una versión diferente y llega a suceder que nadie sabe nunca cuál es el archivo más actualizado. ¿Te ha pasado que estás cerrando el mes y no tienes la información a la mano?

Una de las ventajas de usar un software en la nube es que la información se actualiza en tiempo real y siempre verás los datos actualizados. No importa si tus colaboradores están en otro sitio.

Esta es una gran ventaja si consideramos que según un estudio de la ASEM el 79% de las empresas hoy trabajan de maneral virtual, total o parcialmente.

  • Seguridad, para ti y los demás. (A prueba de errores)

Los softwares administrativos son mucho más seguros que la contraseña de tu laptop. Los datos están encriptados en servidores que cumplen con normas internacionales de seguridad informática.

También tienes que proteger tu información de ti y tu equipo. ¿Te ha pasado que borras un archivo de excel por accidente? ¿Te han movido una fórmula en tu hoja que rompe todo el archivo? ¿No quieres que toda la gente tenga acceso a ciertos datos que son confidenciales?

Los datos pueden darte certidumbre y tranquilidad cuando están bien organizados, pero también tienen la característica de que un error de dedo, o una fórmula mal hecha puede traerte consecuencias negativas. La tecnología puede ser tu mejor aliado en este caso.

En el caso de Orderly, por ejemplo, puedes crear perfiles de usuario con limitaciones de funciones y visibilidad. También creamos respaldos cada hora de tu información y estamos hospedados en servidores de Amazon Web Services, con todos los protocolos de seguridad de alta tecnología.

  • Costos

A ver, el modelo de negocio de Microsoft siempre ha sido vender licencias de sus programas para que los instales en computadores compatibles y luego venderte sus mil actualizaciones. ¿Es la mejor opción en el 2021? ¿Te has puesto a pensar si tus archivos super complejos de Excel van a ser compatibles y funcionales con la próxima versión que saquen?

La ventaja de un SaaS (Software as a Service) es que al estar en la nube no existen costos de instalación. No compras un programa, te suscribes a él. De esta forma no estás amarrado a actualizaciones forzosas y costosas. Siempre tendrás la versión más actualizada y funcional sin costos adicionales.

El modelo de suscripción mensual también te ayuda a que tu inversión sea más pequeña mes a mes, en lugar de un desembolso grande que afecte tu flujo de dinero. Muchos sistemas tiene pruebas o versiones gratuitas.

  • Interfaz de usuario

¿Te parece que las celdas de excel son agradables? ¿Todos tus colaboradores le entienden a tus archivos de excel?

Me he encontrado con empresas que tienen archivos de Excel muy bien armados y poderosos. El problema es que sólo una persona le entiende.

Muchas veces también creemos que por ponerle colores, combinar celdas, crear tablas y gráficas estamos mejorando la experiencia de usar Excel y la verdad es que no.

Los softwares en la nube están pensados para que su usabilidad sea intuitiva y fácil. Están diseñados para que cualquier persona pueda usarlo con poca o nada de capacitación.

También puedes automatizar cosas, por ejemplo, proyectar todos tus gastos e ingresos para que en un clic tengas un reporte de flujo de efectivo. De esta manera tú y tu equipo trabajan más rápido, fácil y sin errores. Así ahorras tiempo y dinero.


Estamos en un punto importante de la historia. El mundo se transformó casi de un día para otro y tenemos que adaptarnos a los cambios rápidamente.

Recuerda que vivimos en un ecosistema donde existen otras empresas como la tuya. Usar herramientas digitales te da ventajas competitivas frente otras empresas. No usarlas te deja en desventaja.

Si quieres aprender más sobre transformación digital puedes explorar esta categoría de nuestro blog. También puedes agregarme en LinkedIn, me encantará platicar contigo.

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